Datenschutz für Coaches

1. Zweck dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt zusätzlich zur allgemeinen Datenschutzerklärung von ELANUM und richtet sich ausschliesslich an Personen, die ELANUM als Coach, Therapeutin, Therapeut, Beraterin, Berater, Astrologin oder Astrologe nutzen, um Daten ihrer Klientinnen und Klienten einzugeben und zu verarbeiten.

Die Beziehung Coach ↔ ELANUM ist eine Auftragsbearbeitung im Sinne von Art. 9 DSG (Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz). ELANUM bearbeitet Klientendaten ausschliesslich auf Anweisung und im Auftrag des Coaches.

2. Rollenverteilung

• Coach (Sie): Verantwortliche Stelle für die erhobenen Klientendaten. Sie sind verpflichtet, Ihre Klientinnen und Klienten vor der Eingabe ihrer Geburtsdaten in Soul Resonance über diese Verarbeitung aufzuklären und deren Einwilligung einzuholen.
• ELANUM (maind GmbH, Brugg): Auftragsbearbeiter, verarbeitet Klientendaten ausschliesslich zur Bereitstellung der vereinbarten Berechnungs- und Dossier-Funktionen.
• Klientin oder Klient: Betroffene Person mit allen Rechten gemäss Schweizer DSG (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenportabilität).

3. Welche Klientendaten werden verarbeitet

Welche Daten anfallen, hängt davon ab, welche Module Sie nutzen. Die Klientenakte ist die Grundlage, Terminbuchung und Rechnungsstellung sind getrennt zuschaltbar und erheben zusätzliche Daten.

3.1 Klientenakte (Grundlage jeder Berechnung)

• Persönliche Angaben: Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtszeit, Geburtsort
• Geo-Daten: Breitengrad/Längengrad des Geburtsorts (für die Häuser-Berechnung)
• E-Mail-Adresse: optional, wird gespeichert, wenn Sie Ihrer Klientin oder Ihrem Klienten einen Einladungs-Link zur Selbsteingabe schicken oder eine Buchung mit der Akte verknüpft wird
• Optional Partner-Daten: Wenn Sie für Ihre Klientin oder Ihren Klienten eine Paar-Analyse durchführen, werden ebenfalls Vorname, Nachname und Geburtsdaten der Partnerperson erhoben
• Notizen: Von Ihnen erfasste Stichworte zum Coaching-Verlauf (frei wählbar)
• Einwilligungs-Nachweis: Bestätigungs-Flag, Zeitstempel und Ihre Notiz dazu, wie die Einwilligung eingeholt wurde
• Berechnungs-Outputs: Astrologische, numerologische und Human-Design-Daten (Profile, Aspekte, Energiebild), abgeleitet aus den Geburtsdaten

3.2 Optionale Persönlichkeits-Instrumente

Wenn Sie diese Werkzeuge einsetzen, speichert ELANUM die Ergebnisse an der Klientenakte: Enneagramm-Typ, Flügel und Roh-Scores, Big-Five-Werte (BFI-10), Charakterstärken (VIA), Werte-Profil (PVQ), emotionale Kompetenz (WLEIS), Growth-Mindset, Regulations-Fokus, Konfliktstil sowie die drei Skalen der sogenannten Dunklen Triade (Narzissmus, Machiavellismus, Psychopathie). Dazu kommen im Executive-Kontext Rolle, Branche, Teamgrösse, Ihr Fokus-Freitext und bis zu drei biografische Schlüsselmomente mit Datum und Notiz.

Bitte behandeln Sie diese Werte mit besonderer Sorgfalt. Persönlichkeits-Scores zu einer namentlich bekannten Person sind für die betroffene Person heikel, auch wenn sie rechtlich nicht als Gesundheitsdaten gelten. Sie entscheiden als verantwortliche Stelle, ob eine Erhebung im konkreten Fall verhältnismässig ist.

3.3 Terminbuchung (Modul "Buchen", nur wenn aktiviert)

• Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse (Pflicht) und Telefonnummer (optional) der buchenden Person
• Termin, Dauer, gebuchte Leistung, Status und Zahlungsart
• Anliegen-Freitext aus dem Buchungsformular, sofern Sie dieses Feld anbieten. Was Ihre Klientin oder Ihr Klient dort schreibt, kann Gesundheitsangaben enthalten.
• Einwilligungs-Flag und Zeitstempel, Storno-Token, Erinnerungs-Zeitstempel

3.4 Rechnungen (Modul "Rechnung", nur wenn aktiviert)

• Name und vollständige Rechnungsadresse der zahlenden Person, optional deren E-Mail-Adresse
• Rechnungsnummer, Betrag, Währung, Fristen, Status, Referenz für den Schweizer QR-Code
• Rechnungspositionen mit Bezeichnung, Menge und Preis sowie Ihre Bemerkungen

4. Gesundheitsdaten beim Tarif-590-Rückforderungsbeleg

Dieser Abschnitt ist wichtig. Wenn Sie in den Rechnungs-Einstellungen den Tarif-590-Beleg einschalten, verarbeitet ELANUM in Ihrem Auftrag echte Gesundheitsdaten. Das sind besonders schützenswerte Personendaten nach Art. 5 lit. c DSG und besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO.

Konkret gespeichert wird für einen solchen Beleg:

• Geburtsdatum der Patientin oder des Patienten (Pflichtfeld des Standardformulars)
• Behandlungsdatum (Pflichtangabe auf dem Beleg, zusätzlich optional pro einzelner Behandlungsposition)
• Behandlungspositionen mit Tarifziffer nach dem Tarif 590 der Komplementärtherapie samt der offiziellen Bezeichnung der Ziffer, der Behandlungsdauer und dem Betrag. Die Ziffer benennt die Behandlungsmethode. Zusammen mit Name, Adresse und Geburtsdatum ergibt das die Aussage, welche Behandlung eine bestimmte Person an einem bestimmten Tag erhalten hat.
• Name und Adresse der Patientin oder des Patienten als Rechnungsadresse
• Ihre Leistungserbringer-Kennungen: ZSR-Nummer (Zahlstellenregister), optional GLN-, EMR- und ASCA-Nummer sowie Ihre Praxisadresse

Zweck: ausschliesslich die Erstellung des Rückforderungsbelegs, mit dem Ihre Patientin oder Ihr Patient die Behandlungskosten bei der eigenen Zusatzversicherung nach VVG einreichen kann, sowie die dazugehörige Rechnungsstellung und Buchhaltung. ELANUM wertet diese Daten nicht aus, verknüpft sie nicht mit dem Matching, dem Dating-Bereich oder den astrologischen Berechnungen und gibt sie an keine Versicherung weiter. Der Beleg wird bei Ihnen erzeugt, der Versand an die Patientin, den Patienten oder die Kasse liegt vollständig bei Ihnen.

Opt-in: Der Tarif-590-Beleg ist standardmässig ausgeschaltet. Er verlangt eine bewusste Aktivierung pro Praxis und hinterlegte ZSR-Nummer. Solange Sie ihn nicht aktivieren, entstehen in ELANUM keine Behandlungsdaten.

Was das für Sie bedeutet: Als verantwortliche Stelle brauchen Sie für Gesundheitsdaten eine ausdrückliche Einwilligung Ihrer Patientin oder Ihres Patienten (Art. 6 Abs. 7 lit. a DSG, im EU-Raum Art. 9 Abs. 2 DSGVO) oder eine andere tragfähige Grundlage aus dem Behandlungsverhältnis. Prüfen Sie zudem, ob Sie wegen der Bearbeitung besonders schützenswerter Daten eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen müssen (Art. 22 DSG, Art. 35 DSGVO) und ob Ihr Berufsgeheimnis eine schriftliche Auftragsbearbeitungs-Vereinbarung mit uns verlangt. Wir stellen Ihnen eine solche Vereinbarung auf Anfrage zur Verfügung.

5. Rechtsgrundlagen

• Sie als Coach: Einwilligung Ihrer Klientin oder Ihres Klienten beziehungsweise Ihrer Patientin oder Ihres Patienten (Art. 6 Abs. 6 DSG, bei Gesundheitsdaten ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 7 lit. a DSG) und Erfüllung des Behandlungs- oder Beratungsvertrags.
• ELANUM: Bearbeitung ausschliesslich im Auftrag und auf Weisung nach Art. 9 DSG. Wir stützen uns auf keine eigene Rechtsgrundlage für Klientendaten und verfolgen damit keine eigenen Zwecke.
• Ihre Rechnungen: Rechnungen und Buchungen, die Sie in ELANUM an Ihre Klientinnen und Klienten erstellen, sind Ihre Daten; wir bearbeiten sie in Ihrem Auftrag. Die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht (Art. 958f OR) dafür liegt bei Ihnen.

6. Speicherdauer

Die Fristen unterscheiden sich je nach Datenkategorie. Es gibt keine einheitliche Löschregel über alle Module hinweg.

• Klientenakte: 90 Tage seit dem letzten Zugriff. Bei jedem Aufruf der Akte (Anzeige, Bearbeitung, Dossier) wird der Zeitstempel last_accessed_at aktualisiert. Wird die Akte 90 Tage lang nicht aufgerufen, wird sie automatisch und unwiderruflich gelöscht, samt Geburtsdaten, Partnerdaten und Testergebnissen. Ein täglicher Aufräum-Lauf und eine Prüfung bei jedem Öffnen der Klientenliste setzen das durch.
• Ihre eigenen Sitzungsnotizen überleben diesen Löschlauf. Sie sind Ihr Arbeitsprodukt. Vor dem Löschen der Akte wird der Vorname als Archiv-Bezeichnung an der Sitzung gesichert, damit Sie Ihre Notizen weiter zuordnen können. Wenn Sie das nicht wollen, löschen Sie die Notizen selbst.
• Rechnungen und Buchungsbelege: solange Ihr Konto besteht. Sie werden nicht automatisch gelöscht. Das schliesst die Tarif-590-Belege mit Geburtsdatum, Behandlungsdatum und Tarifziffern ein. Nur Entwürfe können Sie selbst löschen, ausgestellte Rechnungen nicht. Mit der Löschung Ihres Kontos löschen wir sie (Ziffer 13). Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nach Art. 958f OR liegt bei Ihnen; laden Sie Ihre Rechnungen deshalb herunter, bevor Sie Ihr Konto löschen.
• Buchungen: bleiben als Terminhistorie bestehen und haben keine automatische Löschfrist. Sie können einzelne Buchungen stornieren.
• Sie können jede Klientenakte jederzeit manuell löschen.

Generierte PDF-Dossiers liegen in Ihrer persönlichen Bibliothek und unterliegen einer eigenen Aufbewahrungsfrist (siehe Coach-AGB).

7. Ihre Pflichten als Coach

• Aufklärung der Klientinnen und Klienten: Sie informieren Ihre Klientinnen und Klienten vor der Dateneingabe darüber, dass deren Geburtsdaten in einer externen Plattform (ELANUM) verarbeitet werden.
• Einwilligung einholen: Sie holen die ausdrückliche Einwilligung Ihrer Klientin oder Ihres Klienten ein. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und dokumentierbar sein.
• Schweigepflicht: Berufsbedingte Schweigepflicht (z.B. nach FSP-, ASCA-, SBAP-Standards oder kantonalem Berufsrecht) bleibt vollumfänglich Ihre Verantwortung. ELANUM wird durch die Verarbeitung zu Ihrer Hilfsperson im Sinne dieser Geheimhaltungspflichten.
• Gesundheitsdaten: Wenn Sie den Tarif-590-Beleg nutzen, holen Sie die ausdrückliche Einwilligung für die Bearbeitung von Gesundheitsdaten ein und prüfen Sie den Bedarf einer Datenschutz-Folgenabschätzung (siehe Ziffer 4).
• Anfragen von Klientinnen und Klienten: Anfragen Ihrer Klientinnen und Klienten bezüglich Auskunft, Berichtigung oder Löschung leiten Sie unmittelbar an ELANUM weiter (contacts‍m‍a‍r‍t@maind.ch).
• Keine Weitergabe: Sie geben Klientendaten nicht an unautorisierte Dritte weiter, weder direkt noch über Screenshots/Exports aus ELANUM.
• PDF-Sicherheit: Generierte Klientendossiers behandeln Sie als vertrauliche Dokumente und übergeben sie nur an die jeweilige Klientin oder den jeweiligen Klienten.

8. Wer Zugriff auf die Daten hat

• Sie selbst. Jede Abfrage der Klienten-, Buchungs- und Rechnungsdaten ist an Ihr Coach-Konto gebunden. Andere Coaches sehen Ihre Daten nicht.
• Die Betreiberin, technisch. Die maind GmbH hat als Betreiberin Zugriff auf Datenbank und Backups und kann damit technisch auch Klientendaten einsehen. Das geschieht nur zur Fehlerbehebung, zur Wiederherstellung oder auf Ihre ausdrückliche Bitte.
• Konto-Einsicht (Impersonation). Ein Konto mit SUPERADMIN-Berechtigung kann sich zu Support-Zwecken in ein Nutzerkonto versetzen und sieht dann auch dessen Coach-Bereich. Diese Funktion ist plattformweit abschaltbar, auf fünf Vorgänge pro Stunde begrenzt und wird protokolliert (Ziffer 9).
• Niemand sonst. Es findet keine Weitergabe an Werbepartner, keine Auswertung für Trainingszwecke und keine Übermittlung an Versicherungen statt.

9. Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)

ELANUM schützt Klientendaten durch:

• Verschlüsselte Übertragung via HTTPS/TLS
• Serverstandort ausschliesslich Schweiz (Infomaniak, Genf)
• Optional 2FA (TOTP) mit Bestätigung durch einen Code per E-Mail beim Einschalten sowie Passkey/WebAuthn für Coach-Konten
• Zugriffsprotokoll nach Art. 4 DSV: jeder Zugriff auf Klientendaten (speichern, lesen, ändern, löschen, bekanntgeben), durch Sie wie durch unser Team, auch jede Konto-Einsicht; festgehalten werden Zeitpunkt, handelnde Person, Rolle, Art des Zugriffs, Art der Daten und die Kennung der Akte, ohne Inhalte. Aufbewahrung ein Jahr, zusätzlich getrennt von der Datenbank abgelegt
• Protokollierung weiterer sicherheitsrelevanter Vorgänge im Sicherheitsprotokoll (90 Tage, danach gelöscht)
• Watermarking aller PDF-Dossiers mit Coach-ID + Timestamp
• Optional PDF-Protection (PROTECTED-Modus mit Edit-Schutz)
• Automatisches Löschen der Klientenakte nach 90 Tagen ohne Zugriff
• Trennung der Coach-Daten von Dating- und Discovery-Daten der Plattform

10. Sub-Auftragsbearbeiter

ELANUM setzt für den Betrieb folgende Sub-Auftragsbearbeiter ein:

• Infomaniak Network SA (Genf, Schweiz), Hosting, SMTP-Versand, Backup. Alle in ELANUM gespeicherten Klientendaten liegen dort.
• Stripe Payments Europe Ltd. (Dublin, Irland), Zahlungsabwicklung für Coach-Setup-Gebühr, Dossier-Käufe und für Terminbuchungen Ihrer Klientinnen und Klienten, sofern Sie Online-Zahlung anbieten.
• Functional Software, Inc. (Sentry) (USA, Datenregion EU in Frankfurt, Deutschland), Fehlerberichte. Tritt ein technischer Fehler auf, erhält Sentry Fehlermeldung, technischen Ablauf, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Die aufgerufene Adresse kann die interne Kennung einer Klientenakte, einer Sitzung oder einer Rechnung enthalten, keine Namen. Wir übermitteln keine Konto-Kennung, keine Cookies, keine Formulareingaben und keine Sitzungsaufzeichnung. Fehlerberichte aus dem Browser senden wir bei Besuchen aus der EU, dem EWR oder aus unbekanntem Land nur mit Zustimmung der Person, die ELANUM gerade nutzt.

Ausland: Stripe sitzt in Irland, die Daten von Sentry liegen in Deutschland; beide Staaten gewährleisten einen angemessenen Datenschutz. Die Muttergesellschaften von Stripe und Sentry sitzen in den USA; für einen Zugriff von dort gelten die Garantien, die Ziffer 9 der allgemeinen Datenschutzerklärung nennt.

Was Stripe erhält: Bei Ihren eigenen Zahlungen ausschliesslich Coach-bezogene Zahlungs- und Identifikationsdaten. Wenn Sie die Online-Zahlung für Terminbuchungen aktivieren, werden zusätzlich die E-Mail-Adresse Ihrer Klientin oder Ihres Klienten und der Name der gebuchten Leistung an Stripe übermittelt, damit die Zahlungsseite und der Beleg erstellt werden können. Die Zahlung läuft über Ihr eigenes Stripe-Connect-Konto. Wählen Sie Leistungsbezeichnungen, die keine Diagnose und keine Behandlungsart preisgeben, wenn Sie das vermeiden wollen.

Nicht an Stripe übermittelt werden: Geburtsdaten, Berechnungsergebnisse, Ihre Notizen, Testergebnisse sowie sämtliche Tarif-590-Daten einschliesslich Behandlungsdatum und Tarifziffern.

11. Datenexport für Klientinnen und Klienten

Auf Anfrage einer betroffenen Klientin oder eines betroffenen Klienten stellt ELANUM, über Sie als Coach vermittelt, innerhalb von 30 Tagen die gespeicherten Daten in einem maschinenlesbaren Format (JSON) zur Verfügung. Anfragen senden Sie bitte an contacts‍m‍a‍r‍t@maind.ch.

12. Meldung von Datenpannen

Bei Verdacht auf Datenpanne (unbefugter Zugriff, Datenverlust) sind Sie verpflichtet, ELANUM unverzüglich zu informieren, damit eine allfällige Meldung an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) innerhalb der gesetzlichen Frist (Art. 24 DSG) erfolgen kann. Sind Gesundheitsdaten betroffen, ist zusätzlich eine Benachrichtigung der betroffenen Personen zu prüfen.

13. Beendigung der Zusammenarbeit

Bei Auflösung Ihres Coach-Status werden Ihr Branding und Ihre Klientenakten innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Ihre Käufe bei uns (Dossiers, Team-Berichte) bewahren wir als Buchhaltungsbelege zehn Jahre auf (Art. 958f OR), ohne Bezug auf Ihre Klientinnen und Klienten.

Rechnungen und Buchungen sind Ihre Daten und bleiben in Ihrem Konto, auch die Tarif-590-Belege. Löschen Sie Ihr Konto, löschen wir sie mit. Weil die Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR bei Ihnen liegt, bieten wir Ihnen auf der Seite zum Löschen des Kontos den Download Ihrer Rechnungen an; laden Sie sie vorher herunter.

Eine darüber hinausgehende Sicherungskopie erfolgt nicht. Gelöschte Daten können noch bis zu 365 Tage in unseren Sicherungen vorhanden sein; wir verwenden Sicherungen nur, um nach einem Ausfall wiederherzustellen.

14. Anwendbares Recht

Diese Coach-Datenschutzerklärung unterliegt Schweizer Recht (Bundesgesetz über den Datenschutz, DSG). Gerichtsstand ist der Sitz der Betreiberin in der Schweiz.

15. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Coach-Datenschutzerklärung wenden Sie sich an:

E-Mail: contacts‍m‍a‍r‍t@maind.ch