Datenschutz für Coaches

1. Zweck dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt zusätzlich zur allgemeinen Datenschutzerklärung von Soul Resonance und richtet sich ausschliesslich an Personen, die Soul Resonance als Coach, Therapeut:in, Berater:in oder Astrolog:in nutzen, um Daten ihrer Klient:innen einzugeben und zu verarbeiten.

Die Beziehung Coach ↔ Soul Resonance ist eine Auftragsbearbeitung im Sinne von Art. 9 DSG (Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz). Soul Resonance bearbeitet Klient:innen-Daten ausschliesslich auf Anweisung und im Auftrag des Coaches.

2. Rollenverteilung

• Coach (Sie): Verantwortliche Stelle für die erhobenen Klient:innen-Daten. Sie sind verpflichtet, Ihre Klient:innen vor der Eingabe ihrer Geburtsdaten in Soul Resonance über diese Verarbeitung aufzuklären und deren Einwilligung einzuholen.
• Soul Resonance (mAInd GmbH in Gründung, Brugg): Auftragsbearbeiter, verarbeitet Klient:innen-Daten ausschliesslich zur Bereitstellung der vereinbarten Berechnungs- und Dossier-Funktionen.
• Klient:in: Betroffene Person mit allen Rechten gemäss Schweizer DSG (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenportabilität).

3. Welche Klient:innen-Daten werden verarbeitet

Welche Daten anfallen, hängt davon ab, welche Module Sie nutzen. Die Klient:innen-Akte ist die Grundlage, Terminbuchung und Rechnungsstellung sind getrennt zuschaltbar und erheben zusätzliche Daten.

3.1 Klient:innen-Akte (Grundlage jeder Berechnung)

• Persönliche Angaben: Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtszeit, Geburtsort
• Geo-Daten: Breitengrad/Längengrad des Geburtsorts (für die Häuser-Berechnung)
• E-Mail-Adresse: optional, wird gespeichert, wenn Sie Ihrer Klient:in einen Einladungs-Link zur Selbsteingabe schicken oder eine Buchung mit der Akte verknüpft wird
• Optional Partner-Daten: Wenn Sie für Ihre Klient:in eine Paar-Analyse durchführen, werden ebenfalls Vorname, Nachname und Geburtsdaten der Partnerperson erhoben
• Notizen: Von Ihnen erfasste Stichworte zum Coaching-Verlauf (frei wählbar)
• Einwilligungs-Nachweis: Bestätigungs-Flag, Zeitstempel und Ihre Notiz dazu, wie die Einwilligung eingeholt wurde
• Berechnungs-Outputs: Astrologische, numerologische und Human-Design-Daten (Profile, Aspekte, Bodygraph), abgeleitet aus den Geburtsdaten

3.2 Optionale Persönlichkeits-Instrumente

Wenn Sie diese Werkzeuge einsetzen, speichert Soul Resonance die Ergebnisse an der Klient:innen-Akte: Enneagramm-Typ, Flügel und Roh-Scores, Big-Five-Werte (BFI-10), Charakterstärken (VIA), Werte-Profil (PVQ), emotionale Kompetenz (WLEIS), Growth-Mindset, Regulations-Fokus, Konfliktstil sowie die drei Skalen der sogenannten Dunklen Triade (Narzissmus, Machiavellismus, Psychopathie). Dazu kommen im Executive-Kontext Rolle, Branche, Teamgrösse, Ihr Fokus-Freitext und bis zu drei biografische Schlüsselmomente mit Datum und Notiz.

Bitte behandeln Sie diese Werte mit besonderer Sorgfalt. Persönlichkeits-Scores zu einer namentlich bekannten Person sind für die betroffene Person heikel, auch wenn sie rechtlich nicht als Gesundheitsdaten gelten. Sie entscheiden als verantwortliche Stelle, ob eine Erhebung im konkreten Fall verhältnismässig ist.

3.3 Terminbuchung (Modul "Buchen", nur wenn aktiviert)

• Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse (Pflicht) und Telefonnummer (optional) der buchenden Person
• Termin, Dauer, gebuchte Leistung, Status und Zahlungsart
• Anliegen-Freitext aus dem Buchungsformular, sofern Sie dieses Feld anbieten. Was Ihre Klient:in dort schreibt, kann Gesundheitsangaben enthalten.
• Einwilligungs-Flag und Zeitstempel, Storno-Token, Erinnerungs-Zeitstempel

3.4 Rechnungen (Modul "Rechnung", nur wenn aktiviert)

• Name und vollständige Rechnungsadresse der zahlenden Person, optional deren E-Mail-Adresse
• Rechnungsnummer, Betrag, Währung, Fristen, Status, Referenz für den Schweizer QR-Code
• Rechnungspositionen mit Bezeichnung, Menge und Preis sowie Ihre Bemerkungen

4. Gesundheitsdaten beim Tarif-590-Rückforderungsbeleg

Dieser Abschnitt ist wichtig. Wenn Sie in den Rechnungs-Einstellungen den Tarif-590-Beleg einschalten, verarbeitet Soul Resonance in Ihrem Auftrag echte Gesundheitsdaten. Das sind besonders schützenswerte Personendaten nach Art. 5 lit. c DSG und besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO.

Konkret gespeichert wird für einen solchen Beleg:

• Geburtsdatum der Patient:in (Pflichtfeld des Standardformulars)
• Behandlungsdatum (Pflichtangabe auf dem Beleg, zusätzlich optional pro einzelner Behandlungsposition)
• Behandlungspositionen mit Tarifziffer nach dem Tarif 590 der Komplementärtherapie samt der offiziellen Bezeichnung der Ziffer, der Behandlungsdauer und dem Betrag. Die Ziffer benennt die Behandlungsmethode. Zusammen mit Name, Adresse und Geburtsdatum ergibt das die Aussage, welche Behandlung eine bestimmte Person an einem bestimmten Tag erhalten hat.
• Name und Adresse der Patient:in als Rechnungsempfängerin
• Ihre Leistungserbringer-Kennungen: ZSR-Nummer (Zahlstellenregister), optional GLN-, EMR- und ASCA-Nummer sowie Ihre Praxisadresse

Zweck: ausschliesslich die Erstellung des Rückforderungsbelegs, mit dem Ihre Patient:in die Behandlungskosten bei ihrer Zusatzversicherung nach VVG einreichen kann, sowie die dazugehörige Rechnungsstellung und Buchhaltung. Soul Resonance wertet diese Daten nicht aus, verknüpft sie nicht mit dem Matching, dem Dating-Bereich oder den astrologischen Berechnungen und gibt sie an keine Versicherung weiter. Der Beleg wird bei Ihnen erzeugt, der Versand an Patient:in oder Kasse liegt vollständig bei Ihnen.

Opt-in: Der Tarif-590-Beleg ist standardmässig ausgeschaltet. Er verlangt eine bewusste Aktivierung pro Praxis und hinterlegte ZSR-Nummer. Solange Sie ihn nicht aktivieren, entstehen in Soul Resonance keine Behandlungsdaten.

Was das für Sie bedeutet: Als verantwortliche Stelle brauchen Sie für Gesundheitsdaten eine ausdrückliche Einwilligung Ihrer Patient:in (Art. 6 Abs. 7 lit. a DSG, im EU-Raum Art. 9 Abs. 2 DSGVO) oder eine andere tragfähige Grundlage aus dem Behandlungsverhältnis. Prüfen Sie zudem, ob Sie wegen der Bearbeitung besonders schützenswerter Daten eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen müssen (Art. 22 DSG, Art. 35 DSGVO) und ob Ihr Berufsgeheimnis eine schriftliche Auftragsbearbeitungs-Vereinbarung mit uns verlangt. Wir stellen Ihnen eine solche Vereinbarung auf Anfrage zur Verfügung.

5. Rechtsgrundlagen

• Sie als Coach: Einwilligung Ihrer Klient:in beziehungsweise Patient:in (Art. 6 Abs. 6 DSG, bei Gesundheitsdaten ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 7 lit. a DSG) und Erfüllung des Behandlungs- oder Beratungsvertrags.
• Soul Resonance: Bearbeitung ausschliesslich im Auftrag und auf Weisung nach Art. 9 DSG. Wir stützen uns auf keine eigene Rechtsgrundlage für Klient:innen-Daten und verfolgen damit keine eigenen Zwecke.
• Gesetzliche Pflicht: Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht (Art. 958f OR).

6. Speicherdauer

Die Fristen unterscheiden sich je nach Datenkategorie. Es gibt keine einheitliche Löschregel über alle Module hinweg.

• Klient:innen-Akte: 90 Tage seit dem letzten Zugriff. Bei jedem Aufruf der Akte (Anzeige, Bearbeitung, Dossier) wird der Zeitstempel last_accessed_at aktualisiert. Wird die Akte 90 Tage lang nicht aufgerufen, wird sie automatisch und unwiderruflich gelöscht, samt Geburtsdaten, Partnerdaten und Testergebnissen. Ein täglicher Aufräum-Lauf und eine Prüfung bei jedem Öffnen der Klientenliste setzen das durch.
• Ihre eigenen Sitzungsnotizen überleben diesen Löschlauf. Sie sind Ihr Arbeitsprodukt. Vor dem Löschen der Akte wird der Vorname als Archiv-Bezeichnung an der Sitzung gesichert, damit Sie Ihre Notizen weiter zuordnen können. Wenn Sie das nicht wollen, löschen Sie die Notizen selbst.
• Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre. Sie unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR und werden nicht automatisch gelöscht. Das schliesst die Tarif-590-Belege mit Geburtsdatum, Behandlungsdatum und Tarifziffern ein. Nur Entwürfe können Sie selbst löschen, ausgestellte Rechnungen nicht.
• Buchungen: bleiben als Terminhistorie bestehen und haben keine automatische Löschfrist. Sie können einzelne Buchungen stornieren.
• Sie können jede Klient:innen-Akte jederzeit manuell löschen.

Generierte PDF-Dossiers liegen in Ihrer persönlichen Bibliothek und unterliegen einer eigenen Aufbewahrungsfrist (siehe Coach-AGB).

7. Ihre Pflichten als Coach

• Aufklärung der Klient:in: Sie informieren Ihre Klient:innen vor der Dateneingabe darüber, dass deren Geburtsdaten in einer externen Plattform (Soul Resonance) verarbeitet werden.
• Einwilligung einholen: Sie holen die ausdrückliche Einwilligung Ihrer Klient:in ein. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und dokumentierbar sein.
• Schweigepflicht: Berufsbedingte Schweigepflicht (z.B. nach FSP-, ASCA-, SBAP-Standards oder kantonalem Berufsrecht) bleibt vollumfänglich Ihre Verantwortung. Soul Resonance wird durch die Verarbeitung zu Ihrer Hilfsperson im Sinne dieser Geheimhaltungspflichten.
• Gesundheitsdaten: Wenn Sie den Tarif-590-Beleg nutzen, holen Sie die ausdrückliche Einwilligung für die Bearbeitung von Gesundheitsdaten ein und prüfen Sie den Bedarf einer Datenschutz-Folgenabschätzung (siehe Ziffer 4).
• Klient:innen-Anfragen: Anfragen Ihrer Klient:innen bezüglich Auskunft, Berichtigung oder Löschung leiten Sie unmittelbar an Soul Resonance weiter (contactk‍o‍s‍m‍o‍s@soulresonance.ch).
• Keine Weitergabe: Sie geben Klient:innen-Daten nicht an unautorisierte Dritte weiter, weder direkt noch über Screenshots/Exports aus Soul Resonance.
• PDF-Sicherheit: Generierte Klient:innen-Dossiers behandeln Sie als vertrauliche Dokumente und übergeben sie nur an die jeweilige Klient:in.

8. Wer Zugriff auf die Daten hat

• Sie selbst. Jede Abfrage der Klient:innen-, Buchungs- und Rechnungsdaten ist an Ihr Coach-Konto gebunden. Andere Coaches sehen Ihre Daten nicht.
• Die Betreiberin, technisch. Die mAInd GmbH (in Gründung) hat als Betreiberin Zugriff auf Datenbank und Backups und kann damit technisch auch Klient:innen-Daten einsehen. Das geschieht nur zur Fehlerbehebung, zur Wiederherstellung oder auf Ihre ausdrückliche Bitte.
• Konto-Einsicht (Impersonation). Ein Konto mit SUPERADMIN-Berechtigung kann sich zu Support-Zwecken in ein Nutzerkonto versetzen und sieht dann auch dessen Coach-Bereich. Diese Funktion ist plattformweit abschaltbar, auf fünf Vorgänge pro Stunde begrenzt und wird protokolliert.
• Niemand sonst. Es findet keine Weitergabe an Werbepartner, keine Auswertung für Trainingszwecke und keine Übermittlung an Versicherungen statt.

9. Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)

Soul Resonance schützt Klient:innen-Daten durch:

• Verschlüsselte Übertragung via HTTPS/TLS
• Serverstandort ausschliesslich Schweiz (Infomaniak, Genf)
• Optional 2FA (TOTP) und Passkey/WebAuthn für Coach-Konten
• Audit-Logging aller Coach-Aktionen (90 Tage, danach anonymisiert)
• Watermarking aller PDF-Dossiers mit Coach-ID + Timestamp
• Optional PDF-Protection (PROTECTED-Modus mit Edit-Schutz)
• Automatisches Löschen der Klient:innen-Akte nach 90 Tagen ohne Zugriff
• Trennung der Coach-Daten von Dating- und Discovery-Daten der Plattform

10. Sub-Auftragsbearbeiter

Soul Resonance setzt für den Betrieb folgende Sub-Auftragsbearbeiter ein:

• Infomaniak Network SA (Genf, Schweiz), Hosting, SMTP-Versand, Backup. Alle in Soul Resonance gespeicherten Klient:innen-Daten liegen dort.
• Stripe Payments Europe Ltd. (Dublin, Irland), Zahlungsabwicklung für Coach-Setup-Gebühr, Dossier-Käufe und, sofern Sie Online-Zahlung anbieten, für Terminbuchungen Ihrer Klient:innen.

Was Stripe erhält: Bei Ihren eigenen Zahlungen ausschliesslich Coach-bezogene Zahlungs- und Identifikationsdaten. Wenn Sie die Online-Zahlung für Terminbuchungen aktivieren, werden zusätzlich die E-Mail-Adresse Ihrer Klient:in und der Name der gebuchten Leistung an Stripe übermittelt, damit die Zahlungsseite und der Beleg erstellt werden können. Die Zahlung läuft über Ihr eigenes Stripe-Connect-Konto. Wählen Sie Leistungsbezeichnungen, die keine Diagnose und keine Behandlungsart preisgeben, wenn Sie das vermeiden wollen.

Nicht an Stripe übermittelt werden: Geburtsdaten, Berechnungsergebnisse, Ihre Notizen, Testergebnisse sowie sämtliche Tarif-590-Daten einschliesslich Behandlungsdatum und Tarifziffern.

11. Datenexport für Klient:innen

Auf Anfrage einer betroffenen Klient:in stellt Soul Resonance, über Sie als Coach vermittelt, innerhalb von 30 Tagen die gespeicherten Daten in einem maschinenlesbaren Format (JSON) zur Verfügung. Anfragen senden Sie bitte an contactk‍o‍s‍m‍o‍s@soulresonance.ch.

12. Meldung von Datenpannen

Bei Verdacht auf Datenpanne (unbefugter Zugriff, Datenverlust) sind Sie verpflichtet, Soul Resonance unverzüglich zu informieren, damit eine allfällige Meldung an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) innerhalb der gesetzlichen Frist (Art. 24 DSG) erfolgen kann. Sind Gesundheitsdaten betroffen, ist zusätzlich eine Benachrichtigung der betroffenen Personen zu prüfen.

13. Beendigung der Zusammenarbeit

Bei Auflösung Ihres Coach-Status werden Ihr Branding, Ihre Klient:innen-Akten und Ihre Dossier-Käufe innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Ausgenommen sind Rechnungen und Buchungsbelege. Sie bleiben bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren bestehen (Art. 958f OR), auch die Tarif-590-Belege. Diese Frist geht der Löschung vor, wir dürfen sie nicht abkürzen. Sobald sie abgelaufen ist, werden auch diese Daten gelöscht.

Eine darüber hinausgehende Sicherungskopie erfolgt nicht. Backups laufen nach ihrem eigenen Zyklus aus.

14. Anwendbares Recht

Diese Coach-Datenschutzerklärung unterliegt Schweizer Recht (Bundesgesetz über den Datenschutz, DSG). Gerichtsstand ist der Sitz der Betreiberin in der Schweiz.

15. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Coach-Datenschutzerklärung wenden Sie sich an:

E-Mail: contactk‍o‍s‍m‍o‍s@soulresonance.ch

Stand: August 2026 · Version 2.0 (Korrektur: Gesundheitsdaten Tarif 590, Kontaktdaten aus Buchung und Rechnung, Speicherfristen, Stripe-Übermittlung)